Yönetici Asistanı Nedir?
Yönetici asistan, kendisine tanımlanan çeşitli görevler çerçevesinde birim yöneticisine idari destek sağlamak ve ofis işleyişini organize etmekle sorumludur.
Çalıştığı sektöre bağlı olarak görev tanımı farklılıklar gösteren idari asistanının temel sorumluluğu ofisin verimli çalışması için idari destek sağlamaktır.
İdari asistanlar, toplantı ve randevuları organize etmek, yöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak ve rapor tutmak, görevleri arasında yer almaktadır.
Yönetici Asistanı Ne Yapar?
Belirli iş görevleri deneyime, iş unvanına ve uzmanlığa göre değişir.
İdari asistanlar, depoları veya kurumsal kütüphaneleri yönetebilir ve çeşitli kaynaklardan veri alabilir, satıcılarla pazarlık yapabilir ve malzeme satın alabilir. İş görevleri detaylı olarak şu şekildedir:
- Toplantı ve randevuları organize etmek,
- Yöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak,
- Toplantılar esnasında gerekli notları tutmak,
- Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
- Telefon çağrılarına yönetici adına cevap vermek,
- İletişim bilgileri kaydını tutmak,
- Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak,
- Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
- Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
- Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak,
- Ofis malzemeleri tedariğini sağlamak,
- Eğitim atölyelerine katılarak mesleki ve teknik bilgi birikimini korumak.
Yönetici Asistanı Nasıl Olunur?
Yönetici asistanı olmak için resmi bir eğitim zorunluluğu bulunmamaktadır. Üniversitelerin 2 yıllık ön lisans eğitim veren Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümlerinden mezun olarak mesleğe yönetici asistanlığı mesleğine başlamak mümkündür.
Yönetici Asistanında Olması Gereken Özellikler Nelerdir?
- Büro yönetim prosedürleri hakkında donanımlı olmak
- Temel bilgisayar ve Office programları hakkında gerekli bilgilere sahip olmak
- Raporlama yeteneğine sahip olmak
- Düzgün bir diksiyona hakim olmak
- Dış görünüşüne gereken özeni göstermek
- Bağımsız veya ekip olarak uyumlu çalışabilmek
- Zamanı etkili kullanabilmek
- Yazılı ve sözlü iletişimde başarılı olmak
- Yoğun iş temposuna uyum sağlamak
Yönetici Asistanın Çalışma Ortamı Nasıldır?
Yönetici asistanlarının çalışma alanları geniş bir kitleye sahip olsada çoğunlukla okullarda, hastanelerde, devlet kurumlarında, hukuk ve tıbbi ofislerde çalışmaktadır. Genellikle ofis ortamında tam zamanlı çalışırlar.